Nu söker vi en Administrativ Facility Coordinator till Mathem  🛒

På Mathem levererar vi mat – och mycket mer – till tusentals hushåll och företag varje dag. Som vår nya Administrative Facility Coordinator hjälper du oss att göra livet enklare, smartare och lite roligare för våra kunder.

Sedan 2006, när vi lanserade Sveriges första matbutik online, har vi jobbat för att det ska vara smidigt att få mat på bordet. Nu, tillsammans med Oda i Norge, siktar vi på att bli världens mest effektiva detaljhandel. Och vi behöver dig för att lyckas.

Vad du får göra som Administrative Facility Coordinator 💡

Administrative Facility Coordinator spelar en avgörande roll för att upprätthålla driftsäkerheten och säkerheten för anläggningens faciliteter. Denna roll ansvarar för att hantera och samordna daglig underhåll och reparationer av tekniska system (t.ex. BMS, HVAC, brandskydd, åtkomstkontroll), säkerställa efterlevnad av lagar och säkerhetsstandarder samt övervaka Enterprise Asset Management-systemet (EAM).

Koordinatorn säkerställer att anläggningens system fungerar smidigt genom att planera och följa upp förebyggande och korrigerande underhåll, hantera tjänsteleverantörer och entreprenörer, övervaka brandskydds- och larmsystem samt samarbeta med drift- och säkerhetsorganisationen. Rollen innefattar att leda anläggningsteamet och följa upp avvikelser.

Du blir en del av vårt härliga Facility-team, och dina arbetsuppgifter kommer bland annat att vara att:

• Vara kontaktperson gentemot interna beställare och externa leverantörer samt följa upp serviceavtal, beställningar och leveranser.

• Stötta Facility Manager med rapportering, analys och beslutsunderlag.

• Dokumentera, utveckla och förbättra rutiner, processer, instruktioner och underhållsstrategier.

• Arbeta aktivt i FM-system och ärendehanteringssystem samt säkerställa korrekt, uppdaterad och strukturerad information.

• Koordinera felanmälningar och ärenden gentemot fastighetsägare och leverantörer.

Vem du är för att lyckas i rollen 🚀

Du är en social och nyfiken doer som gillar att få saker att hända. Du tycker att ansvar är kul och får gåshud av att lösa problem och testa nya saker. Du bryr dig om kunder, kollegor, mångfald och hållbarhet. För just den här rollen behöver vi dig som har:

• Stark administrativ förmåga – du trivs med strukturerat arbete inom dokumentation, avtalshantering, beställningar och uppföljning.

• Mycket god planerings- och organisationsförmåga – du hanterar flera parallella ärenden med bibehållen kvalitet.

• Systemvana – du är bekväm med FM-system, ärendehantering, Excel och andra digitala verktyg

• Ekonomisk förståelse – erfarenhet av budgetuppföljning, fakturahantering och ett kostnadsmedvetet arbetssätt.

• Strategisk förmåga inom FM – du gillar att bygga långsiktiga rutiner och arbeta strukturerat med förebyggande underhåll.

Och har du dessutom nära till skratt är vi övertygade om att du kommer att trivas hos oss på Mathem.

👉 Vad som också är viktigt

• Gymnasial utbildning, gärna kompletterad med administrativ eller FM-relaterad utbildning.

• Erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom Facility Management eller service.

• Goda kunskaper i svenska och engelska, i tal och skrift.

• Mycket god systemvana (Officepaketet samt FM-/ärendehanteringssystem).

Vad vi kan erbjuda dig

På Mathem har du aldrig tråkigt – varje dag bjuder på något nytt. Och när du går hem vet du att du har gjort skillnad. Du kommer att få jobba med smarta och roliga kollegor i en social miljö med stor mångfald. Dessutom får du:

• En chans att göra verklig skillnad på ett företag med en butik, varor och tjänster som folk älskar.

• Vara en del av ett team som siktar högt, stöttar varandra och alltid hjälps åt.

• Samarbeta och lösa problem tillsammans över teamgränserna – de bästa idéerna kan komma från vem som helst.

• Ett öppet och enkelt arbetssätt. Vi använder Slack för att hålla alla uppdaterade – färre mejl, mindre mötestid, mer gjort.

• Ett modernt och levande kontor i hjärtat av vårt logistikcenter i Larsboda, med gratis gym och prisvärd lunch lagad av våra egna kockar.

• En unik chans att vara med och forma framtidens matbutik – och bygga ett företag som är här för att stanna.
  

Praktisk information

• Sista ansökningsdag: 11 januari 2026

• Tjänstgöringsgrad: 100 % 

• Plats: Fryksdalsbacken 9, 123 43 Farsta

Några avslutande ord 💬

Kom och bygg framtidens matbutik med oss och utveckla tjänster som folk behöver – och tjänster de ännu inte vet att de behöver, men snart inte kan leva utan. Vi ser fram emot att se vad just du kan bidra med. Så ansök redan idag 💙

Vi kommer att hålla tjänsten öppen över helgerna fram till den 11 januari och planerar att gå igenom ansökningarna under tredje veckan i januari. Du kan förvänta dig att höra från oss ungefär då. Vi uppskattar verkligen ditt tålamod och ditt intresse – och hoppas att du får en härlig julledighet!